Kommunledningsutskottet föreslår nytt arkivreglemente kopplat till e‑arkiv

Kommunledningsutskottet i Arvika föreslår att kommunen antar ett nytt arkivreglemente som ska börja gälla den 1 januari 2027. Reglementet är tänkt att stötta kommunens digitalisering och införandet av ett gemensamt e‑arkiv tillsammans med tre grannkommuner.

Förslag till beslut

Enligt protokollet föreslår kommunledningsutskottet att kommunstyrelsen beslutar att det nya arkivreglementet antas och att det gäller från och med den 1 januari 2027. Dokumentet ska samtidigt ersätta det tidigare arkivreglementet som beslutades av kommunfullmäktige 1998 och senast reviderades av kommunstyrelsen 2023.

Slutligt ställningstagande sker först när kommunstyrelsen, och i förekommande fall kommunfullmäktige, har behandlat förslaget.

Det här hänger ihop med arbetet med andra nya kommunala reglementen i Arvika, Nytt arvodesreglemente föreslås i Arvika kommun.

Bakgrund

Bakgrunden till förslaget är att dagens regler inte anses tillräckliga för den ökade digitaliseringen och kommunens digitaliseringsstrategi. Förvaltningen bedömer att kommunen behöver ett mer strukturerat och detaljerat reglemente som tydliggör ansvar, roller och principer för hur verksamhetsinformation ska hanteras, bevaras och arkiveras, både i analoga och digitala miljöer.

Det föreslagna reglementet ska ge tydligare ramar för hur handlingar ordnas och sparas, så att information kan följas upp och hållas tillgänglig över tid.

Samverkan om gemensamt e‑arkiv

Arvika har tecknat ett samverkansavtal med Eda, Säffle och Årjängs kommuner om att införa ett gemensamt e‑arkiv. Enligt protokollet utgör det föreslagna arkivreglementet en viktig del i detta arbete, genom att skapa gemensamma ramar för hur material ska hanteras på ett arkivbeständigt och säkert sätt.

Konsekvenser för tillgänglighet och ordning

För medborgare och föreningar beskrivs att det nya reglementet på sikt kan innebära tydligare ordning och bättre tillgänglighet till offentliga handlingar. Samtidigt minskar risken för att digital information försvinner eller hanteras otydligt när krav och ansvar kring bevarande och arkivering preciseras.

Tidsplan och nästa steg

Det föreslagna ikraftträdandedatumet för det nya arkivreglementet är den 1 januari 2027. Innan dess ska förslaget behandlas av kommunstyrelsen och, om det blir aktuellt, kommunfullmäktige. Det nuvarande arkivreglementet från 1998, senast reviderat 2023, gäller tills ett nytt reglemente formellt har antagits.

Kommunledningsutskottet, 6 oktober 2026.